Modern Work(place) un entorno colaborativo y creativo
2020 fue un año de cambio, adaptación e integración d nuevas tecnologías para numerosas e organizaciones, que aceleraron la innovación en dive rsas áreas tecnológicas como respuesta al contexto de la pandemia. Este inicio de 2021 nos hace prever un nuevo y largo año de constante adaptación, tanto para las empresas de vanguardia como para las más rezagadas en este proceso de transformación digital.
De hecho, aún queda mucho por hacer en cuanto a la disponibilidad de herramientas electrónicas, la formación de las personas y la promoción de las mejores prácticas de uso. Con el teletrabajo y la distancia física cada vez más presente, las plataformas que potencian el sentido de grupo y de pertenencia, mejorando la comunicación interna (desde la institucional hasta la informal), y elevando la colaboración entre y dentro de los equipos a nuevos niveles son cada vez más relevantes.
En este contexto, las por los nuevos intranets tradicionales son sustituidas modern workplaces , que combinan la comunicación formal con el componente social, aportando también a la ecuación las numerosas herramientas de colaboración (como: la cocreación directa en el tratamiento de textos, las hojas de cálculo, las presentaciones, la organización d e proyectos, la gestión de tareas, las notas compartidas, los dashboards dinámicos, las pizarras blancas, el correo, el calendario, el chat y las videollamadas, entre otras).
Teniendo en cuenta que tendemos a tener cada vez más frentes activos y más herramientas disponibles, es muy importante que estos modern workplaces funcionen como el "aglutinante" de esta red de múltiples contextos, dándoles no sólo visibilidad sino también estructura y organización. Por ejemplo, se pueden poner a disposición cuadros resumen de los distintos frentes de trabajo (proyectos, iniciativas, grupos, clientes, etc.), personalizados para cada empleado.
Además, un conjunto de contenidos puede - y debe - ponerse a disposición y ser visible dentro de la organización para contextualizar las iniciativas internas, en un clima de participación y transparencia, fomentando la comunicación y la puesta en común en torno al propósito de la propia organización. Los siguientes casos de uso son ejemplos de ello:
- repositorio de la información y documentación, corporativa más actualizada, afirmándose como la única fuente de verdad y actualidad institucional (por ejemplo, nuevos servicios/productos, movimientos organizativos de las personas);
- directorio de empleados, donde podemos conocer las distintas estructuras orgánicas y encontrar a cualquier colega (por ejemplo, buscando competencias, proyectos, soluciones), empezando a colaborar de forma asíncrona o en tiempo real;
- directorio de herramientas de trabajo, donde se ponen a disposición todas las plataformas, apps, formularios, templates (por ejemplo, presentaciones, informes, etc.), entre otras soluciones digitales;
- portal del empleado, donde podemos activar y controlar los más diversos tipos de solicitudes internas (por ejemplo, formación, compras, viajes, economato, reembolso de gastos, modificación de vacaciones, cambio de turnos, justificación de ausencias, etc.);
- learning center, es decir, el hub de la gestión del conocimiento, donde podemos acceder a contenidos sobre los más variados temas y en diferentes formatos (vídeos, podcasts, textos, imágenes, formularios/pruebas, biblioteca digital, etc.); • muro de reconocimiento, donde damos visibilidad a la actuación especial de los compañeros mediante la concesión de primas/ badges y notas públicas de agradecimiento y felicitación;
- agenda de eventos internos, donde podemos conocer presentaciones de gestión, exposiciones técnicas, sesiones de formación, ocio o informales (por ejemplo, fiestas de cumpleaños, cócteles, almuerzo), acciones de responsabilidad social (por ejemplo, limpieza de playas, plantación de árboles, recogida de alimentos), o incluso eventos colaterales gestionados por grupos de interés específicos (por ejemplo, juegos recreativos, clubes internos, reuniones sindicales, etc.);
- laboratorio de ideas, donde se invita a los empleados a participar en retos que tienen como objetivo la innovación de la organización (por ejemplo, nuevos productos, optimización de procesos, valorización de la cultura, etc.), en un espíritu de innovación abierta, aprovechando los componentes sociales y de gamificación;
- repositorio de flujos y procesos de trabajo, donde podemos encontrar las responsabilidades, normas y disposiciones internas que deben observar los empleados, así como activar algunos de estos procesos;
- leadership corner (o executive blog), donde podemos conocer de primera mano (y en primera persona) las novedades y los anuncios corporativos y del equipo de gestión;
- paquete de beneficios que ofrece la organización, donde los empleados pueden encontrar información permanentemente actualizada sobre los protocolos y las asociaciones firmados con terceros, y los requisitos para utilizarlos; • job board, donde se publican los puestos vacantes en la organización, lo que puede activar el proceso de candidatura o la recomendación de los compañeros;
- onboarding, donde se pone a disposición todo el contenido relevante en el proceso de bienvenida a los nuevos empleados, incluyendo to-do lists, contactos importantes y documentación recomendada, entre otros;
- repositorio de instrumentos de gestión, donde se ponen a disposición las distintas directrices del gobierno de la organización y la información de gestión, como por ejemplo: valores, estatutos, principios, modelo de gobierno y miembros de los órganos sociales, plan estratégico, plan de actividades, inversiones y presupuesto, informes y cuentas, informe de seguimiento de los planes, informes trimestrales de ejecución, entre otros;
- recopilatorio de políticas, directrices y normas internas, fácilmente accesibles y actualizadas, como: reglamento interno, código de conducta, código ético, prevención de la corrupción, igualdad de género, calidad, medio ambiente, seguridad, entre otros;
- organigrama de la organización, que muestra todas las estructuras formales de la empresa, como empresas, unidades, departamentos, divisiones, núcleos, negocios, áreas transversales, cargos, ubicaciones, etc., incluyendo la identificación de los correspondientes directivos y otros empleados en cada contexto;
- brand assets, donde se ponen a disposición los materiales relacionados con la marca (por ejemplo, logotipos, lettering, pantone, etc.), incluidas las normas para su uso;
- comunidades de interés y/o prácticas basadas en el desarrollo de competencias específicas, el intercambio de contenidos y el debate de temas concretos, que fomentan la especialización en torno a tecnologías, herramientas, etc.;
- panel de trabajo, en el que se recopilan y resumen los elementos pendientes de cada empleado en cada momento (por ejemplo, correos electrónicos no leídos, próximas reuniones, tareas en curso, notas recientes, documentos recientes), en el que cada persona puede ver y acceder directamente al frente en el que quiere trabajar inmediatamente;
- central de notificaciones, es decir, la comunicación interna institucional importante y/o urgente, de posible lectura obligatoria, especialmente relevante en tiempos de crisis (por ejemplo, los planes de contingencia de Covid-19), pero también útil para otro tipo de notificaciones (por ejemplo, la sugerencia de nuevos contenidos, las alertas de contenidos suscritos, la creación de nuevos canales, la indicación de los cumpleaños, la interacción de terceros en mis propios posts, nuevos empleados, subida de nuevos documentos, nuevos eventos, etc.);
- executive digest personalizado, en el que se ofrecen periódicamente sugerencias de contenidos específicos para las áreas de interés de cada empleado, incluyendo las últimas noticias/eventos;
- paneles de rendimiento, en los que se pueden supervisar las operaciones internas y el rendimiento de las áreas en tiempo real, con datos actualizados de forma permanente y automática (vinculados a las fuentes correspondientes);
- analítica, donde se puede evaluar el interés y el engagement de los empleados por los temas y contenidos puestos a disposición (por ejemplo, visitas, likes, comentarios).
Existe, por lo tanto, un amplio abanico de oportunidades para aprovechar la cultura organizativa y la inteligencia colectiva, fomentando la diversidad, la participación y la inclusión de todos en un entorno empresarial más atractivo y colaborativo, independientemente de las funciones y la experiencia de cada empleado.
Si 2020 resultó ser un año inesperado, que nos obligó a todos a cambiar y a adaptarnos a nuevas formas de trabajo, 2021 debería ser el año para seguir y acelerar este camino de la innovación. Intente conocer casos de empresas más avanzadas en este proceso de transición digital, inspírese y arremánguese.
Publicado originalmente en portugués en Dinheiro Vivo el 26 de febrero de 2021.