La experiencia de los empleados en su "nuevo" espacio híbrido

Modern Work(place) — la transición digital en la forma de trabajar

Es fundamental que la estrategia de transición digital de la forma de trabajar sea inclusiva y llegue a todos los empleados, independientemente de su cargo, perfil oubicación.

Ya no es una novedad para nadie que el cambio es una constante. Y todos sabemos que la velocidad con la que nos enfrentamos y nos adaptamos a ella es un factor clave para el éxito (y la supervivencia). 

El año 2020 demostró que la forma de trabajar no es una excepción a esta regla. Si hace unos meses todos estábamos acostumbrados a un puesto de trabajo fijo, la Covid19 nos enseñó rápidamente a trasladar ese puesto de trabajo a casa. Más recientemente, con la vuelta a la oficina muy condicionada, hemos (re)interpretado un nuevo concepto: el del trabajo híbrido.

De hecho, ya no importa mucho dónde estemos trabajando. Podemos estar ahora en la oficina, mañana en casa y luego en otro lugar. Con la creciente irrelevancia de las fronteras físicas, las virtuales adquieren más importancia. Hoy en día, nadie puede prescindir de las herramientas tecnológicas que nos permiten reunirnos con los compañeros, comunicarnos con el equipo, desarrollar el trabajo o participar en las más diversas iniciativas internas.

Estas soluciones suelen estar disponibles sin un objetivo claro, , colaborar en proyectos suelen estar dispersas en la organización y, en algunos casos, son inaccesibles para la mayoría de los usuarios potenciales. El bajo uso no sólo se debe a la falta de preparación de los propios beneficiarios finales, sino sobre todo a la inadecuación al co ntexto específico de cada organización, donde no se tienen en cuenta la estructura, la dinámica y la cultura interna.

Mientras que en algunas organizaciones las mayores dificultades pueden estar relacionadas con la difícil comunicación interna o los ratios de productividad, en otros casos las prioridades pueden ser el desarrollo del espíritu de colaboración dentro y entre los equipos, la promoción de la creatividad o la innovación, entre otras muchas.

Temas como la responsabilidad y la descentralización, como la proximidad y la participación, como el reconocimiento y la valoración de las personas pueden (y deben) abordarse en esta importantísima oportunidad para mejorar el entorno organizativo, es decir, incorporarse a esta rápida adaptación a la "nueva normalidad".

Por lo tanto, es muy importante abordar la transición de forma holística, definiendo los principales retos diarios a los que se enfrentan los distintos tipos de empleados, tanto si ya tienen un puesto de trabajo digital como si no.

De hecho, los trabajadores de primera línea (front-line workers), que normalmente no tienen un ordenador exclusivo (como en la oficina principal, en los no servicios de limpieza y mantenimiento, en la producción de la fábrica, etc.) también deberían ser considerados en este esfuerzo por capacitar a toda la organización, ya sean empleados internos, consultores externos, autónomos u otros empleados.

Por lo tanto, es crucial que la estrategia de transición digital de la forma de trabajar sea inclusiva y llegue a todos los empleados, independientemente de su cago, perfil o ubicación. Por lo tanto, la solución de modern work que se adopte no sólo sencilla debe ser de utilizar, sino también permitir el acceso móvil a través de los propios dispositivos de los empleados, sin comprometer los elevados estándares de seguridad exigidos (teniendo en cuenta que nos encontramos en un entorno integrado de los sistemas de información de toda la organización).

El esfuerzo necesario para este desarrollo de capacidades es fundamentalmente de gestión del cambio, ya que el coste de la tecnología ha bajado significativamente. El propio modelo de negocio ha evolucionado con las necesidades del mercado y actualmente se puede contratar una plataforma de trabajo moderna y digital lista para usar como un servicio, cuyo precio está indexado al uso real (por ejemplo, número de empleados), no requiriendo inversiones iniciales ni otros costes extra (infraestructura, mantenimiento correctivo, preventivo o evolutivo).

En cualquier caso, el mayor coste siempre será seguir anclado en procesos anticuados y no aprovechar esta oportunidad de oro de digitalizar el espacio de trabajo. Tras incluir el tema en la agenda interna de la organización y definir la gobernanza del proyecto, el equipo de "embajadores" debe ser lo más transversal posible, incorporando elementos de comunicación interna, recursos humanos e informática.

La antigua intranet dará paso rápidamente a un espacio virtual-social verdaderamente productivo, colaborativo y creativo, representativo de la cultura por excelencia de la organización. Los beneficios pronto serán visibles.


Publicado originalmente no Jornal Económico em 30 de Novembro de 2020.

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